In Dit Artikel:

Het organiseren van uw documenten houdt niet alleen uw belangrijke bestanden bij de hand, maar beschermt ze ook als ze op de juiste manier worden opgeslagen. Niemand houdt van het gevoel te klauteren door documenten, papier rond te gooien omdat je dat belangrijke bankafschrift niet kunt vinden. Nadat u uw documenten hebt georganiseerd en opgeslagen, kunt u snel en eenvoudig belangrijke bestanden vinden.

Hoe documenten ordenen en archiveren: kunt

Organiseer en archiveer uw documenten.

Stap

Bereken het aantal bestandsmappen, mappen en tabverdelers dat u nodig hebt. Dit is afhankelijk van het aantal verschillende bestandscategorieën dat u heeft. Het is het beste om deze benodigdheden te kopen nadat u uw indelingscategorieën hebt gemaakt, zodat u exact weet hoeveel mappen u nodig hebt.

Stap

Wijs een vloeroppervlak of een grote tafel toe om de stapels van al uw documenten te maken. Het organiseren van uw documenten is een proces en daarom wilt u een gebied aanwijzen waar u de stapels van uw gesorteerde documenten kunt maken en deze daar kunt laten sorteren als u niet meteen klaar bent. Afhankelijk van het aantal documenten dat u hebt, kan dit u een heel weekend kosten, of beter nog, minstens 10 tot 30 minuten per dag besteden aan het organiseren en opslaan van uw documenten.

Stap

Orden uw documenten in stapels gescheiden in naamcategorieën. Bijvoorbeeld waterrekeningen in één stapel en bankafschriften in een andere (afzonderlijke stapels voor elke bank).

Stap

Maak een lijst van de verschillende benoemde categorieën (bedrijven of documentnamen) die u heeft nadat u al uw documenten in afzonderlijke stapels hebt geplaatst. Bijvoorbeeld: Bank of America, Water Bill, Car Loan, State Farm Insurance, AAA, Student Loans, etc. Alfabetiseer uw lijst. Als al uw documenten in alfabetische volgorde in een archiefkast worden bewaard, kunt u uw documenten gemakkelijker terugvinden.

Stap

Schrijf elk van uw categorienamen op het tabblad van de bestandsmap of op een apart papier met tabs die u van elkaar scheidt en plaats deze vervolgens in het tabblad hangende bestandsmappen.

Stap

Zet al je bestandsmappen in de archiefkast in alfabetische volgorde. Begin met het archiveren van uw documentpalen. Terwijl u documenten in de juiste mappen ordent, organiseert u de documenten in chronologische volgorde met de nieuwste bovenaan. Neem contact op met de staats- en federale wetgeving als u wilt weten hoe lang u bepaalde belangrijke documenten moet bewaren. Sommige documenten, zoals IRA-bijdragen, moeten permanent worden bewaard.

Stap

Bewaar een back-up van belangrijke documenten - of als u alleen de documenten van het jaar bij de hand wilt hebben (bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden) - door bindmiddelen te maken om kopieën van uw documenten in te bewaren. Afhankelijk van het aantal documenten dat u uw documenten scheiden in categorieën, zoals bankdocumenten, facturen en investeringen. Vergeet niet om uw tabverdelers te labelen zodat alles in uw map gemakkelijk toegankelijk is. Zet een lijst met tabbladen in de voorkant van uw map. U kunt ook al uw belangrijke documenten scannen en elektronische kopieën bewaren als back-up.


Video: Administratie doe je zo! Stappenplan